V současné době je zajištění bezpečnosti budov a zařízení nejen morální povinností vlastníků, ale také zákonem danou nutností. Jedním z klíčových aspektů pro zajištění bezpečnosti provozu a požadavků vyplývajících z požární ochrany je nezbytné vedení a uchovávání povinné dokumentace. Zákon č. 283/2021 Sb. „Nový“ Stavební zákon, který nabude plné účinnosti k 1.7.2024, stanovuje, že vlastníci jsou povinni uchovávat ověřenou projektovou dokumentaci a další důležitou dokumentaci. Nedodržením těchto požadavků nejenže vlastník porušuje zákonem danou povinnost, ale také může v rámci přestupkového řízení dojít k uložení vysokých pokut.

Vlastníci budov a zařízení se musí řídit mnoha zákonnými předpisy, které stanovují jejich povinnosti v oblasti požární ochrany a bezpečnosti. Hlavním právním předpisem, jenž upravuje tuto oblast, je právě zmíněný Zákon č. 283/2021 Sb., v němž §167 jasně definuje povinnost vlastníka uchovávat veškerou dokumentaci týkající se stavby nebo zařízení.

Tato dokumentace zahrnuje:

  • ověřenou projektovou dokumentaci,
  • dokumentaci pro provádění stavby,
  • dokumentaci skutečného provedení stavby
  • geodetickou dokumentaci,
  • pasport stavby,
  • rozhodnutí, osvědčení, souhlasy a další relevantní doklady.

Je důležité si uvědomit, že každý typ dokumentace má svůj specifický účel a význam. Přičemž bych rád zdůraznil především část týkající se dokumentace skutečného provedení stavby a to proto, že je to velký problém pro mnoho vlastníků především v části TZB (technického zařízení budov). V průběhu užívání stavby dochází k opravám, montážím, rekonstrukcím, přesunům např. elektroinstalací, ale toto není nikde v dokumentaci zakresleno. Pak může nastat problém s pravidelnými revizemi elektrické instalace, protože skutečnost, která má být zrevidována neodpovídá dokumentaci. V případě těchto odchylek od původních plánů je nutné vést dokumentaci skutečného provedení stavby, která zachycuje veškeré změny provedené během užívání stavby.

Tato povinná dokumentace slouží také jako výchozí dokumentace ke zpracování povinné dokumentace Požární ochrany dle Zákona č.133/1985 Sb. a Vyhlášky č.246/2001 Sb. o požární prevenci. V případě požáru nebo jiné mimořádné události tato dokumentace poskytuje záchranářským složkám cenné informace, které mohou zásadně ovlivnit jejich schopnost účinně reagovat na situaci a minimalizovat škody na zdraví a majetku. Také z pohledu provozovaných technických zařízení je nutné tuto dokumentaci považovat za průvodní, především při provozu vyhrazených technických zařízení dle Zákona č.250/2021 Sb.

Důsledky nedodržení těchto zákonných povinností mohou být značné. V případě, že vlastník stavby nebo zařízení nedokáže předložit požadovanou dokumentaci při kontrole státního orgánu (SOD státního odborného dozoru), může to být považováno za porušení zákona. To může vést k zahájení správního řízení a následnému uložení pokuty. Tyto sankce mají sloužit jako odstrašující prostředek proti zanedbávání povinností, které jsou klíčové pro zajištění požární bezpečnosti a ochrany zdraví osob ve stavbách a zařízeních.

Zákon č. 283/2021 Sb. v §302 jasně stanovuje, že vlastník stavby nebo zařízení, který nesplňuje povinnost uchovávat požadovanou dokumentaci, se dopustí přestupku. Za tento přestupek mu může být uložena pokuta až do výše 400.000,- Kč. Tato nemalá částka odráží vážnost, s jakou zákonodárce přistupuje k otázce požární bezpečnosti a správného uchovávání dokumentace.

V praxi to znamená, že každý vlastník musí mít kdykoliv k dispozici kompletní sadu dokumentace, která dokládá splnění všech regulativních a bezpečnostních požadavků. Nedostatek jakékoli části dokumentace nebo její úplná absence může vést k výše zmíněné pokutě. 

Je důležité si uvědomit, že výše pokuty není fixní a bude zřejmě záviset na mnoha faktorech, včetně rozsahu porušení, předchozí historie dodržování předpisů vlastníkem a potenciálního rizika, které nedostatečné dokumentování představuje pro bezpečnost objektu a jeho uživatele.

S rostoucím využíváním digitálních technologií a elektronické správy dokumentů přináší zákon možnost uchovávat povinnou dokumentaci v elektronické formě. Tato moderní metoda uchovávání nabízí řadu výhod, včetně snadného přístupu, efektivního vyhledávání a vyšší bezpečnosti dat díky zálohování a šifrování. Elektronická archivace umožňuje vlastníkům budov a zařízení lépe spravovat svou dokumentaci a zároveň snižuje riziko ztráty nebo poškození papírových dokumentů. Díky elektronickým systémům je možné zajistit, že veškerá dokumentace je neustále aktualizovaná, kompletní a rychle dostupná pro potřeby inspekce nebo v případě mimořádných událostí.

Přechod na elektronickou formu uchovávání vyžaduje počáteční investici do vhodného softwaru a možná i odborného školení zaměstnanců, ale tyto náklady jsou obvykle kompenzovány úsporami času a zvýšenou efektivitou v dlouhodobém horizontu.